CEFRES HLEDÁ ADMINISTRATIVNÍ ASISTENTA / ASISTENTKU

CEFRES je :

  • veřejná francouzská výzkumná instituce, která má navázaná partnerství po celé střední Evropě
  • mezinárodní administrativní a vědecký tým (skládající se v roce 2024 z dvanácti národností), který je špičkou ve výzkumu v humanitních vědách
  • dvacet vědců a padesát vědců přidružených
  • padesát akcí ročně
  • dvacítka grantů

Úkoly :

  • zanášení a archivace faktur, ověřování účtenek, zanášení dodavatelů a zanášení požadavků na úhradu v platformě Élap (AGE)
  • dohled nad výjezdy vědecké a administrativní části týmu: příprava žádosti o výjezd, objednávání letenek, rezervace ubytování, kalkulace proplacení výdajů z cesty, zanesení žádosti o proplacení do systému
  • příprava podkladů pro vyplacení mezd pěti zaměstnanců zaměstnaných podle českého pracovního práva ve spolupráci s kanceláří zodpovědnou za zprávu mezd a s účetním
  • objednávky u dodavatelů, dohlížení nad hotovostí určenou pro malé výdaje, vytváření osvědčení s těmito výdaji souvisejícími
  • logistické zajištění akcí střediska CEFRES (instalace techniky a příprava pohoštění)
  • ad hoc úkony, které vyžadují přesnost (kontrola administrativních dokumentů, krátké překlady)

Očekávané dovednosti :

  • výborná znalost francouzštiny (slovem i písmem) a angličtiny (schopnost číst a formulovat text a mluvit)
  • znalost kancelářských softwarů (zejména Outlook a Excel)
  • všestrannost a schopnost multitaskingu

Požadované vlastnosti :

  • samostatnost a přesnost
  • výkonnost v administrativních úkonech
  • cit pro komunikaci, rychlé reagování na zprávy a telefonáty a schopnost práce v týmu
  • nevynášení citlivých údajů a dobrá prezentace

Požadovaný profil :

  • vzdělání v oblasti administrativy / ekonomie a obchodu / humanitních vědách či zkušenosti na obdobné pozici
  • zájem o lidské zdroje, účetnictví, administrativu
  • znalost pracovního práva a finanční administrativy je vítána

Podmínky zaměstnání a benefity :

  • smlouva na dobu určitou (1 rok) s možností prodloužení
  • zaměstnání na částeční úvazek dle českého pracovního práva a podle potřeb kandidáta / kandidátky: ideálně 20 hodin týdně s docházením do kanceláře
  • časová flexibilita a alespoň jeden pevně určený den fyzické přítomnosti v CEFRES
  • 21 dní placené dovolené
  • dlouhá letní přestávka, kdy se nekonají vědecké akce
  • průběžné vszdělávání hrazené zaměstnavatelem v závislosti na profilu a potřebách uchazeče / uchazečky
  • kurzy francouzštiny pro všechny úrovně na Francouzském Institutu v Praze hrazené střediskem CEFRES
  • kanceláře v centru Prahy ; adresa : Na Florenci 3, Praha 1
  • vstup zdarma do Kina 35 na Francouzském Institutu v Praze

Podmínky zaslání kandidatury :

K pohovoru ve francouzštině budou pozváni pouze vybraní kandidáti.